Es el medio de expresión de los actos que comprenden la función notarial, estos instrumentos producen fe respecto a la realización del acto jurídico y de los hechos y circunstancias que el notario presencia.-

 

INSTRUMENTOS PUBLICOS PROTOCOLARES

Son los instrumentos que se incorporan al protocolo notarial, es decir que habiendo cumplido una serie de formalidades rigurosas y solemnes ingresan al archivo propiamente de Escrituras Publicas comprenden el protocolo notarial los siguientes registros:

-De Escrituras Públicas
-De Testamentos
-De Actas de protesto
-De Actas de Transferencia de bienes muebles registrables
-Otros que la ley determine
Modificado por la Primera disposición Complementaria de la Ley 26662.
-De Asuntos No Contenciosos

INSTRUMENTOS PUBLICOS EXTRA-PROTOCOLARES

 

Son los instrumentos que no revisten las formalidades ni solemnidades de los instrumentos protocolares y por consiguiente no ingresan al protocolo notarial, sin embargo para el caso del DL. N° 26002 Ley del Notariado, equipara prácticamente lo formal con lo informal lo solemne con lo sencillo lo riguroso con lo flexible en razón de que tanto lo que esta dentro de un protocolo notarial, vía de autorización o autenticación visible y exteriores por el sello y firma notariales entonces tiene el carácter definitivo de ser instrumentos públicos notariales y su efecto inmediato y universal, es que producen fe de manera definitiva e incuestionable estos instrumentos son:

ACTAS:

- Autorización para viajes de menores
- Autorización para matrimonio de menores
- Destrucción de bienes
- De entrega
- Juntas, directorios, Asambleas, Comités y similares
- Licitaciones y concursos
- Remates y subastas e inventarios
- Sorteos y entrega de premios

 

CERTIFICACIONES

- Entrega de Cartas Notariales
- Expedición de copias certificadas
- Legalización de firmas
- Legalización de reproducciones
- Legalización de aperturas de Libros

DEBERES ETICOS DEL NOTARIO

 

La función del notario debe estar orientada fundamentalmente de acuerdo a los siguientes criterios éticos que por lo demás aparecen formando parte del art. 2 de D.S. N° 015-85-JUS de fecha 24-07-85 y son:

-Veracidad
-Honorabilidad
-Objetividad
-Imparcialidad
-Diligencia
-Respeto a la dignidad y derecho de las personas a la Constitución y las leyes

PROHIBICIONES LEGALES

 

Las prohibiciones al notario lo establece el Decreto L. N° 26002 publicado el 27 de diciembre de1,992 en el Articulo 17 siendo las siguientes:

1.-Autorizar instrumentos públicos en los que se concedan derechos o impongan obligaciones a él, su conyugue, a sus ascendientes, descendientes y parientes consanguíneos o afines dentro del cuarto y segundo grado respectivamente.

2.-Autorizar instrumentos públicos de personas jurídicas en las que el, su cónyuge o los parientes indicados en el inciso anterior participen en el capital o patrimonio, con excepción de las empresas de servicio publico, o tengan la calidad de administradores, directores, gerentes apoderados o representación alguna.

3.-Ser administrador, director gerente, apoderado o tener representación de personas jurídicas de derecho publico o en las que el estado, gobiernos locales o regionales tengan participación.

4.-Desempeñar labores o cargos dentro de la organización de los poderes públicos y del gobierno Central, Regional o local con excepción de aquellos para los cuales han sido elegidos mediante consulta popular, ministros viceministros de estado la docencia y los nombrados en su condición de notario.

5.-El ejercicio de la abogacía, excepto en causa propia, de su cónyuge de los parientes indicados en el inciso a).

6.-Tener mas de una oficina notarial; y

7.-ejercer la función fuera de los limites de la provincia para la cual ha sido nombrado.

De igual forma en el articulo 18 de esta ley se prohíbe al notario autorizar minutas salvo el caso a que se refiere el inciso e) del articulo 17, la autorización estar a cargo de abogado con expresa mención de su numero de colegiación.

 

 

DERECHO REGISTRAL Y NOTARIAL

I. INSTRUMENTO PUBLICOS NOTARIALES

Concepto de Documento e Instrumento

La doctrina es uniforme en cuanto al concepto de documento e instrumento, considerando al primero como el género y al segundo como la especie. Dentro de esta uniformidad conceptual, tomamos las definiciones que sobre ambos da quien fuera distinguido maestro sanmarquino Dr. Mario Alzamora Valdez, para quien:

Documento.- Es todo objeto físico que representa y sirve para demostrarla la realidad de otro objeto, de un hecho o de un acontecimiento cualquiera”.

Instrumento.- Es todo objeto material representativo del pensamiento mediante la escritura.

A esta definición habría que agregar que el instrumento no solamente representa el pensamiento sino también la voluntad, y en el ámbito del Derecho, básicamente es representación de la voluntad, porque el acto jurídico es la manifestación de voluntad destinada a crear, regular o extinguir relaciones jurídicas (Art. 140º del Código Civil).

Bien es cierto que la manifestación de voluntad que genera el acto jurídico puede ser expresa o tácita, y, que la expresa, puede ser formulada oralmente, por escrito o por otro medio directo; lo común en las relaciones jurídicas, es que la manifestación de voluntad se formule por escrito (Art. 141º del Código Civil).

El instrumento no solamente es representación de la voluntad y del pensamiento, sino también descripción de objetos o hechos.

El Código de Procedimientos Civiles de 1912, utilizaba indistintamente “documento” e “instrumento”, pero refiriéndose al concepto de instrumento, es decir al documento escrito; así el artículo 400º enumeraba los instrumentos públicos; el artículo 408º se refería a los documentos públicos o privados redactados en idioma extranjero, el artículo 410º a instrumentos privados, el artículo 411º a contra documento privados y el artículo 412º a instrumentos privados.

El Código Procesal Civil vigente usa la denominación de “documento”, en el concepto que la doctrina asigna a tal vocablo. En efecto, entre los medios probatorio considera a los documentos (Art. 192º, inciso 3º); y, define al documento, como “todo escrito u objeto que sirve para acreditar un hecho” (Art. 233º), y a los documentos escritos los clasifica en públicos y privados, refiriéndose luego a otras clases de documentos, como los impresos, fotocopias, planos, cuadros, dibujos, fotografías, radiografías, cintas cinematográficas y otras reproducciones de audio y video, la telemática en general y demás objetos que recojan, contengan o representen algún hecho, o una actividad humana o su resultado (Art. 234º).

Se aprecia claramente que el Código, sin mencionarlo, distingue el instrumento del documento, prefiriendo usar la denominación genérica del documento, cuando se refiere a instrumento, como se aprecia en los artículos 235º y 236º, que legislan sobre los documentos públicos y los documentos privados, respectivamente.

II. CLASIFICACION DE LOS INSTRUMENTOS

 

Los instrumentos se clasifican en públicos y privados:

1. Instrumentos Públicos.- Son aquellos en los que ha intervenido un funcionamiento público en ejercicio de sus funciones.

El funcionario público en ejercicio de sus funciones deja constancia de:

a.- Hechos realizados en su presencia;
b.- Declaraciones de las partes;
c.- Hechos propios del funcionario, y,
d.- Expide copias certificadas de los documentos originales que existen en su poder.

2. Instrumentos Privados.- Son aquellos otorgados por las partes, sin intervención de funcionario público. Estos instrumentos pueden ser escritos y firmados por sus autores; escritos por un tercero, pero firmados por el autor; escritos y firmados por un tercero a ruego del autor; escritos por el autor, pero sin firma; y, ni escritos ni firmados por el autor.

Para el Código Procesal Civil:

Es documento público

a.- El otorgado por funcionario público en ejercicio de sus atribuciones; y,
b.- La escritura pública y demás documentos otorgados ante o por notario público, según la ley de la materia. La copia del documento público tiene el mismo valor que el original, si está certificada por Auxiliar Jurisdiccional respectivo, notario público o fedatario, según corresponda (Art. 235º.

Es documento privado, el que no tiene las características del documento público. La legislación o certificación del documento privado no lo convierte en público (Art. 236º).

III. INSTRUMENTOS PUBLICOS NOTARIALES

1. Concepto

Los instrumentos públicos notariales, son aquellos que el notario, por mandato de la ley o solicitud de parte, extienda o autorice en ejercicio de su función, dentro de los límites de su competencia y con las formalidades de ley (Art. 23º del Decreto Ley Nº 26002 – Ley del Notariado.

Esta definición o concepto de instrumento público notarial guarda concordancia con las funciones que la misma ley le asigna al notario, como profesional del derecho que está autorizado para dar fe de los actos y contratos que ante él se celebran.

Para ello formaliza la voluntad de los otorgantes, redactando los instrumentos, a los que confiere autenticidad, conserva los originales y expide los traslados correspondientes.

Su función también comprende la comprobación de hechos y la tramitación de asuntos no contenciosos previstos en la ley de la materia (Art. 2º de la Ley del Notariado y Primera Disposición Final de la Ley Nº 26662).


2. Clases de Instrumentos Públicos Notariales

La Ley del Notariado clasifica a los instrumentos públicos notariales, en Protocolares y Extraprotocolares.

Son instrumentos públicos protocolares

Las escrituras públicas y demás actas que el notario incorpora al protocolo notarial; las cuales debe conservar y expedir los traslados, es decir, las copias que la ley determina (Art. 25º de la Ley del notariado).

Son instrumentos públicos extraprotocolares

 

Las actas y demás certificaciones notariales que se refieren a actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste al notario por razón de su función, las cuales no incorpora al protocolo notarial (Art. 26º de la Ley del Notariado).

3. Protocolo Notarial

El protocolo notarial es la colección ordenada de registros sobre la misma materia en los que el notario extiende los instrumentos públicos protocolares con arreglo a Ley (Art. 36º de la Ley del Notariado.

Con cada diez (10) registros se forma un (01) tomo, que debe encuadernarse y empastarse dentro del semestre siguiente a su utilización, los que serán numerados en orden correlativo, respondiendo el notario del buen estado de conservación de los tomos (Art. 41º y 42º de la Ley del Notariado).

Forma el protocolo notarial los siguientes registros:

  1. De escrituras públicas;
  2. De testamentos;
  3. De actas de protesto;
  4. De actas de transferencia de bienes muebles registrables; y,
  5. Otros que la Ley determine (Art. 37º de la Ley del Notariado). Conforme a este inciso, se ha creado el Registro de Asuntos No Contenciosos (Primera Disposición Complementaria de la Ley Nº 26662).

 

  1. Registro Notarial

El registro se compone de cincuenta (50) fojas ordenadas correlativamente, según su numeración. Puede ser llevado de dos maneras.

  1. En veinticinco (25) pliegos de papel emitidos por el Colegio de Notarios, los mismos que se colocarán unos dentro de otros, de modo que las fojas del primer pliego sean la primera y la última, que las del segundo sean la segunda y penúltima y así sucesivamente; y,
  2. En cincuenta (50) hojas emitidas por el Colegio de Notarios, que se colocarán en orden de su numeración seriada, para permitir el uso de sistemas de impresión computarizado (Art. 38º de la Ley del Notariado).

 

Cada registro debe ser autorizado antes de su utilización, mediante un sello y firma puestos en la primera foja por un miembro de la Junta Directiva del Colegio de Notarios, designado por el Decano, con conocimiento de la Junta Directiva (Art. 39º de la Ley del Notariado).

El registro se cierra el treintiuno de Diciembre de cada bienio, sentándose a continuación del último instrumento una constancia suscrita por el notario, de la que remitirá copia al Colegio de Notarios.

Si en el registro quedan fojas en blanco serán inutilizadas mediante dos líneas diagonales que se trazarán en cada página con la indicación que no corren (Art. de la Ley del Notariado.

5. Registro de Escrituras Públicas

El registro de escrituras públicas es aquel en el que se extienden las escrituras, las protocolizaciones y actas que la Ley determina (Art. 50 de la Ley del Notariado).

Escritura Pública.- Es todo documento matriz incorporado al protocolo notarial, autorizado por el notario, que contiene uno o mas actos jurídicos (Art. 51 e la Ley del Notariado).

Protocolización.- Por la protocolización se incorporan al registro de escrituras públicas los documentos que la ley, resolución judicial o administrativa ordene. Esta incorporación se realiza sentando un acta en el registro de escrituras públicas y agregando los documentos materia de protocolización al final del tomo donde corre sentada el acta de protocolización, los que no podrán separarse del registro por ningún motivo (Arts. 64, 65 y 66 de la Ley del Notariado).

Actas.- Las actas consignan los actos, hechos o circunstancias que el notario presencie o le conste y que no sean de competencia de otra función. Las actas pueden ser suscritas por los interesados y necesariamente y por quien formule observación (Art. 98 de la Ley del Notariado).

Las actas pueden ser protocolares o extraprotocolares según, se incorporen o no al protocolo. Solamente se incorporan aquellas que la ley determina. Generalmente las actas son documentos extraprotocolares.

6. Registro de Testamentos.- En el registro de testamentos de otorga el testamento en escritura pública y el cerrado. Se lleva en forma directa por el notario para garantizar la reserva que la ley establece; y, en el otorgamiento se observan las normas del Código Civil y las de la Ley del Notariado.

7. Registro de Actas de Protocolo.- En el registro de actas de protesto se extienden las actas de protesto de los títulos valores. Pueden llevarse registros por separado para títulos valores distintos, para hacer posible su uso en forma impresos (Arts. 75º y 77º de la Ley del Notariado).

El protesto se hace en el lugar de presentación para el pago, según la naturaleza del título, para dejar constancia de que éste no ha sido aceptado o no ha sido pagado, aún cuando la persona designada para aceptar o pagar estuviere ausente o hubiere fallecido. El protesto se entiende con la persona que se encuentre en el lugar donde debe practicarse la diligencia (Art. 50º de la Ley Nº 16587 “De Títulos –Valores”).

8. Registro de Actas de Transferencia de bienes muebles registrables.- En este registro se extienden las actas de bienes muebles registrables, que podrán ser:

a. De vehículos usados; y,

  1. De otros bienes muebles identificables que la ley determine.


Las actas podrán constar en registros especializados en razón de los bienes muebles materia de la transferencia y en formularios impresos para tal fin (Arts, 78º y 80º de la Ley del Notariado).

9. Registro Notarial de Asuntos no Contenciosos.- En este registro constan las escrituras públicas, actas y protocolizaciones que dispone la Ley de Competencia Notarial en Asuntos No Contenciosos Nº 26662.

10. El Archivo Notarial Los Traslados.-

  1. El Archivo Notarial: Esta integrado por:

 

    1. Los registros que lleva el notario conforme a la Ley del Notariado;
    2. Los tomos de minutas extendidas en el registro;
    3. Los documentos protocolizados conforme a la ley; y,

4) Los índices que señala la Ley del Notariado (Art. 81º de la Ley del Notariado).

  1. Traslados: Son traslados las copias certificadas o certificaciones que expide el notario de los instrumentos públicos notariales que hubiera autorizado en el ejercicio de su función.

 

Los traslados de los instrumentos públicos protocolares pueden ser: testimonio, boleta y partes.

    1. Testimonio: El testimonio contiene la transcripción íntegra del documento público notarial con la fe que da el notario de su identidad con la matriz, la indicación de su fecha y foja donde corre, la constancia de encontrarse suscrito por los comparecientes y autorizado por él, rubricado en cada una de sus fojas y expedido con un sello, signo y firma, con la mención de la fecha en que lo expide (Art. 83º de la Ley del Notariado).

 

    1. Boleta: La boleta expresa un resumen del instrumento público notarial o transcripción de las cláusulas o términos que el interesado solicite y que da el notario, con designación del nombre de los otorgantes, naturaleza del acto jurídico, fecha y foja donde corre y la constancia de encontrarse suscrito por los comparecientes y autorizado por él, rubricada en cada una de sus fojas, expedida con su sello y firma, con mención de la fecha en que la expide. El notario cuando lo considere necesario, agregará cualquier referencia que dé sentido o complete la transcripción literal solicitada (Art. 84º de la Ley del Notariado).
    1. Parte: El parte es la transcripción del instrumento público notarial al Registro Público correspondiente para su inscripción. Contiene la transcripción íntegra del instrumento público notarial con la fe del notario de su identidad con la matriz, la indicación de su fecha y la constancia de encontrarse suscrita por los comparecientes y autorizados por él, rubricado en cada una de sus fojas expedido con su sello y firma, con la mención de la fecha ene que lo expide (Art. 85º de la Ley del Notariado).

 

El testimonio, la boleta y el parte pueden expedirse a elección del notario, a manuscrito,
mecanografiado, en copia fotostática y por cualquier medio idóneo de reproducción (Art.
86º de la Ley del Notariado).

No se puede expedir testimonio, boleta ni parte del instrumento público notarial
que no ha sido suscrito por alguno o todos los comparecientes. En tales
casos, podrá expedir constancia que el instrumento ha sido extendido y no
ha sido suscrito por alguno o todos los comparecientes (Art. 90º de la Ley del
Notariado).

    1. Instrumentos Públicos Extraprotocolares.- Son instrumentos públicos extraprotocolares aquellos que no se incorporan en el protocolo notarial; y, pueden ser actas y certificaciones. En las actas, el notario consigna los actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste y que no sean de competencia de otra función (Art. 98º de la Ley del Notariado).

 

Son actas:

  1. De autorización para viaje de menores;
  2. De autorización para matrimonio de menores;
  3. De destrucción de bienes;
  4. De entrega;
  5. De juntas, directorios, asambleas, comités y demás actuaciones corporativas;
  6. De licitaciones y concurso;
  7. De remates, subastas e inventarios;
  8. De sorteos y de entrega de premios;
  9. Otros que la ley señale (Art. 94º de la Ley del Notariado)

 

Certificaciones: En la certificación deja constancia de aquello que hace o le consta. Son certificaciones:

  1. La entrega de cartas notariales;
  2. La expedición de copias certificadas;
  3. La legalización de firmas;
  4. La legalización de reproducciones;
  5. La legalización de apertura de libros; y,
  6. Otras que la ley determine (Art. 95º de la Ley del Notariado).

 

12. Poderes.- Los poderes ante notario pueden ser de las siguientes modalidades:

  1. Poder por escritura pública, que es aquél que se incorpora en el registro de escrituras públicas.
  2. Poder fuera de registro, reúne los requisitos del poder por escritura, pero que no se incorpora en el registro; y,
  3. Poder por carta con firma legalizada, es aquél que se otorga en documento privado y en el que el notario legaliza la firma del otorgante (Art. 117º, 118º, 119º y 120º de la Ley del Notariado).

 

En cuanto a poderes, el 14 de febrero de 1978, se dictó el Decreto Ley Nº 22086, cuyo artículo 1º modifica el artículo 74º de la Ley del Notariado vigente en aquella fecha, que legislaba sobre los poderes fuera de registro para procesos penales y civiles; y, a la vez, en su artículo segundo dispone que en la vía administrativa, para gestiones, por montos que no sobrepasen los S/. 80,000.00 así como para la devolución de documentos de carácter personal, títulos profesionales u otros similares, bastará la presentación de poder fuera de registro. Asimismo, en el artículo tercero establece las clases de poder que se necesita para cobro de pensiones, remuneraciones y otros beneficios derivados de ellas, incluyendo reintegros y devengados.

Los montos señalados en este artículo, han sido actualizados por Decreto Supremo Nº 033-83-JUS de 22 de julio de 1983, de la siguiente manera:

  1. De más de una Unidad Impositiva Tributaria por escritura pública;
  2. De autorización para matrimonio de menores;
  3. De destrucción de bienes;
  4. De entrega;
  5. De juntas, directorios, asambleas, comités y demás actuaciones corporativas;
  6. De licitaciones y concursos;
  7. De remates, subastas e inventarios;
  8. De sorteos y de entrega de premios; y,
  9. Otros que la ley señale (Art. 94º de la Ley del Notariado).

 

Certificaciones: En la certificación deja constancia de aquello que hace o le consta. Son certificaciones:

  1. La entrega de cartas notariales;
  2. La expedición de copias certificadas;
  3. La legalización de firmas;
  4. La legalización de reproducciones;
  5. La legalización de apertura de libros; y,
  6. Otras que la ley determine (Art. 95º de la ley del Notariado).

 

13. Poderes.- Los poderes ante notario pueden ser de las siguientes modalidades:

  1. Poder por escritura pública, que es aquél que se incorpora en el registro de escrituras públicas.

  1. Poder fuera de registro, reúne los requisitos del poder por escritura, pero que no se incorpora en el registro; y,
  1. Poder por carta con firma legalizada, es aquél que se otorga en documento privado y en el que el notario legaliza la firma del otorgante (Art. 117º, 118º, 119º y 120º de la Ley del Notariado).

 

En cuanto a poderes, el 14 de febrero de 1978, se dictó el Decreto Ley Nº 22086, cuyo artículo 1º modifica el artículo 74º de la Ley del Notariado vigente sobre los poderes fuera de registro para procesos penales y civiles; y, a la vez, en su artículo segundo dispone que en la vía administrativa, para gestiones, por montos que no sobrepasen los S/. 80,000.00 así como para la devolución de documentos de carácter personal, títulos profesionales u otros similares, bastará la presentación de poder fuera de registro. Asimismo, en el artículo tercero establece las clases de poder que se necesita para cobro de pensiones, remuneraciones y otros beneficios derivados de ellas, incluyendo reintegros y devengados.

Los montos señalados en este artículo, han sido actualizados por Decreto Supremo Nº 033-83-JUS de 22 de julio de 1983, de la siguiente manera:

  1. De más de una Unidad Impositiva Tributaria por escritura pública;
  2. De media Unidad Impositiva Tributaria mediante poder fuera de registro; y,
  3. De cantidades menores a media Unidad Impositiva Tributaria por carta poder con firma legalizada por notario y a falta de éste por Juez de Paz.

La actual Ley del Notariado – Decreto Ley Nº 26002, vigente desde el 28 de diciembre de 1992, derogó la anterior Ley del Notariado Nº 1510 y sus modificatorias, y varios dispositivos legales, entre los cuales no consta el Decreto Ley Nº 22086, por lo que éste está vigente, a excepción de su artículo primero que al ser modificatorio del artículo 74º de la anterior Ley del Notariado, ha quedado derogado, por haberse derogado dicha ley.

La Unidad Impositiva Tributaria vigente es de S/. 2,400.00 (Dos mil cuatrocientos y 00/100 Nuevos Soles), según Decreto Supremo Nº 134-96-EF publicado el 31 de diciembre de 1996.

14. Valor Probatorio de los Instrumentos Públicos Notariales.- El Código de Procedimientos Civiles establecía que los instrumentos públicos otorgados con las formalidades legales, producen fe respecto de la realidad del acto verificado ante el notario o funcionario que los extendió o autorizó (Art. 401º); que igualmente merecen fe las copias de instrumentos públicos autorizados por el notario o funcionario público en uso de sus atribuciones (Art. 402º); que se tiene por verdadero el contenido del documento privado reconocido (Art. 430º); y, que los documentos privados no reconocidos, tendrán el valor que les asigne el prudente arbitrio del juez (Art. 433).

El Código Procesal Civil vigente, pese a que distingue el documento privado del documento público, no contiene normas específicas sobre el valor probatorio de cada uno de esos documentos, solamente tiene una norma genérica sobre la valoración de los medios probatorios, según el cual todos los medios probatorios son valorados por el Juez en forma conjunta, utilizando su apreciación razonada (Art. 197º); y en cuanto al documento privado reconocido, establece que tiene para las partes y en relación a tercero, si éste es el otorgante, el valor que el Juez le asigne (Art. 246º).

La vigente Ley del Notariado, dispone que los instrumentos públicos notariales otorgados con arreglo a lo dispuesto en la ley, producen fe respecto a la realización del acto jurídico y de los hechos y circunstancias que el notario presente (Art. 24º de la Ley del Notariado); y, que la autorización del notario de un instrumento público extraprotocolar, realizada con arreglo a las prescripciones de la Ley Notariado, da fe de la realización del acto, hecho o circunstancia, de la identidad de las personas y objetos de la suscripción de documentos, confiriéndole fecha cierta (Art. 97º de la Ley del Notariado). Estas normas no han sido derogadas por el Código Procesal Civil por lo que considero que el Juez debe aplicarlas al valorar los instrumentos notariales.

El artículo 12º de la Ley Nº 26662 “Ley de Competencia Notarial en Asuntos No Contenciosos” dispone que el documento notarial es auténtico y produce todos sus efectos, mientras no se rectifique o se declare judicialmente su invalidez.

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